7 manières de transformer la gestion électronique des documents (GED) en entreprise

La GED est bien plus qu’un simple coffre-fort numérique. 🌐 

C’est un système intelligent qui permet de stocker, sécuriser, et partager vos documents de manière automatisée. Finis les classeurs encombrants, les fichiers perdus ou les documents papiers à ne plus savoir où les ranger. 

Avec la gestion électronique des documents, tout devient simple, rapide et, surtout, efficace. Voici comment la GED transforme radicalement la gestion documentaire de votre entreprise.

Récupérer un fichier en quelques secondes ? Oui, c’est possible avec la GED ! Une simple recherche par mot-clé suffit pour retrouver instantanément n’importe quel document. 

Vous gagnez 30% de temps en moyenne. Fini les heures perdues à fouiller dans des armoires poussiéreuses ou des bases de données mal organisées. Votre équipe sera plus rapide et plus concentrée sur ce qui compte vraiment. 🚀

La gestion documentaire manuelle est coûteuse. Impression, stockage physique, frais postaux… Cela s’accumule vite ! 

Avec la dématérialisation des documents, les entreprises économisent jusqu'à 40% de leurs dépenses liées à la gestion documentaire. Un argument de taille pour passer au numérique ! De plus, c’est un geste écoresponsable qui fait du bien à la planète. 🌍

Collaborer n’a jamais été aussi fluide ! Grâce à la GED, vos équipes peuvent accéder aux documents en temps réel, peu importe où elles se trouvent dans le monde. Terminé les emails interminables et les multiples versions d’un même fichier. 💼 

Tout est centralisé et chaque membre de l’équipe accède aux dernières versions des documents en quelques clics. Simplifiez la communication et boostez la productivité collective. 🙌

La sécurité des données est primordiale, surtout lorsqu'il s'agit de documents sensibles. Avec la GED, vous avez une gestion des droits d’accès hyper précise. 🔐 

Vos fichiers sont protégés par un chiffrement de haute qualité et chaque action est tracée. Vous savez qui a consulté, modifié ou partagé un document, à tout moment. Une tranquillité d’esprit totale pour vous et vos clients.

Accédez à la sécurité en 360 de votre entreprise

Gérer la conformité légale devient un jeu d'enfant avec la GED. Qu’il s’agisse de respecter le RGPD ou d’assurer une conservation légale des documents, la GED automatise tout cela. 

Vous n’avez plus à vous soucier des audits, tout est parfaitement organisé et archivé. Une tranquillité inestimable pour les entreprises soumises à des réglementations strictes. 📋

Vos documents, n’importe où, n’importe quand. Que vous soyez en déplacement, en réunion, ou en télétravail, vos fichiers sont toujours à portée de main. 

Grâce à une GED en cloud, vous pouvez consulter, modifier et partager vos documents depuis n’importe quel appareil connecté. 🌐 Cette mobilité permet à vos équipes de rester productives, peu importe où elles se trouvent.

La GED ne se contente pas de stocker vos documents, elle optimise vos workflows. Validation de factures, gestion de contrats, suivi des dossiers… Tout est automatisé, ce qui réduit considérablement les erreurs humaines et accélère les processus. 

Vos équipes pourront se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, pendant que la GED s’occupe des opérations répétitives.

Prenons un exemple concret : vous recevez une facture.

1. Réception : La facture est scannée et automatiquement intégrée dans la GED. 📧
2. Indexation : Le système classe le document par type, date, montant, etc. 🗂️
3. Workflow : La facture est envoyée pour validation auprès du responsable concerné.
4. Validation : D’un simple clic sur son smartphone, le manager valide la facture. 📲
5. Archivage : La facture est archivée de manière sécurisée et conforme aux obligations légales. ✅

En quelques clics, tout est géré de manière automatisée, sans paperasse, sans erreur, et surtout, sans perte de temps. 🌟

Qu'est-ce que la GED ?

La Gestion électronique des documents est une solution permettant de numériser, stocker, sécuriser et partager vos documents de manière automatisée. 🌐

Combien coûte une GED ?

Les solutions GED peuvent coûter entre 10€ et 50€ par utilisateur et par mois, en fonction des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs.

Est-elle adaptée aux PME ?

Oui ! La GED est idéale pour toutes les tailles d’entreprise, y compris les PME. Elle offre des solutions adaptées à chaque secteur d’activité. 💡

Est-elle compatible avec d’autres logiciels ?

Les solutions modernes de GED s’intègrent parfaitement avec vos ERP, CRM et autres logiciels métiers pour une gestion centralisée et optimale. 🔄

Prêt à transformer votre gestion documentaire ? Chez EFFISCIENCE, nous avons plus de 30 ans d’expérience dans la mise en place de solutions informatiques adaptées aux besoins des PME. 

Que ce soit pour l’intégration d’une GED ou d’un ERP comme Odoo, nous vous accompagnons à chaque étape pour vous garantir une transition fluide et réussie. 📊

Vous voulez découvrir comment la GED peut transformer votre entreprise et booster votre productivité ? Contactez-nous dès maintenant pour programmer un audit personnalisé. 🚀 L’équipe EFFISCIENCE est prête à vous accompagner dans cette transition cruciale vers une gestion documentaire et un ERP sur mesure. Ensemble, faisons passer votre entreprise à la vitesse supérieure ! 💪

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PS : Merci d’avoir pris le temps de lire cet article sur la GED et ses bénéfices pour votre entreprise. La gestion documentaire moderne, notamment grâce à la dématérialisation, permet de booster votre productivité tout en garantissant une sécurité des données optimale. En favorisant la collaboration et une mobilité accrue, la GED facilite également le respect de la conformité légale et optimise le workflow. De plus, avec l'archivage numérique, vos documents sont accessibles à tout moment, en toute sécurité.

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Long-tail :

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Qu'est-ce que la GED et à quoi ça sert ?

Avantages de la GED pour les entreprises

Fonctionnement d'une GED au quotidien

Comment choisir sa solution GED

Différence entre GED et ECM